Productiviteit

Hoe stel ik prioriteiten en kan ik effectiever werken?

In de jaren dat ik zelf student was had ik totaal geen benul van effectief werken, timemanagement of prioriteiten stellen. Ik had het idee dat ik altijd druk met mijn studie bezig was, maar vaak kwam er helemaal niets uit mijn handen. Tegen de avond kwam ik er dan achter dat ik eigenlijk bijna niets had gedaan.

Dit was totdat ik in aanraking kwam met nuttige tips om mijn tijd beter in te plannen en effectiever te gaan werken. Ik werd hier heel fanatiek in en ik heb tientallen of misschien wel honderden kleine tips toegepast om effectiever te werken. Velen van deze werkten niet, maar ik wil je er graag een aantal vertellen die voor mij veel betekend hebben.

Het kan zijn dat je enkele van deze tips al weet, maar over de jaren heb ik gemerkt dat weinig mensen ze echt toepassen. Ik heb deze tips zo praktisch mogelijk proberen te omschrijven zodat jij ze direct kunt gebruiken.

Werk met to-do lijsten

Zorg dat je altijd werkt met to-do lijsten, dit heeft namelijk enkele voordelen. Wanneer je opschrijft wat je moet doen kun je het loslaten in je hoofd, want het staat namelijk op papier. Je hoeft je dus niet de hele dag druk te maken wat je nog moet doen en dat geeft een hoop rust in je hoofd. Daarnaast heb je een mooi overzicht van de dingen die er nog moeten gebeuren.

Prioriteiten

Veel mensen die met to-do lijsten werken maken mega grote lijsten en zien door de bomen het bos niet meer. Daarom is het belangrijk dat je altijd een prioriteit geeft aan de opdracht die je nog moet doen. Een systeem dat voor mij erg goed werkt is het ABC systeem. Je geeft dan elke taak de letter A, B of C. De letter A betekent dat de opdracht vandaag moet gebeuren. Deze taak is dus zo belangrijk dat je niet naar bed gaat voordat het af is. De letter B betekent dat de taak ook belangrijk is, maar deze hoeft niet perse vandaag af te zijn. De letter C is een taak voor de langere termijn en heeft geen haast.

Wanneer je meerdere letters A op je prioriteitenlijsthebt ingevuld kunt je deze ordenen met een cijfer. Hiermee geef je aan met welke taak je het eerste aan de slag gaat. A1 kan bijvoorbeeld zijn dat je een bepaalde email moet versturen. A2 is dat je een verslag moet doornemen en A3 is dat je een presentatie voor morgen moet voorbereiden. Op deze manier weet je altijd waar je het eerste mee moet beginnen.

Maak altijd deadlines en hou je er aan!

Naast het bepalen van je prioriteiten heb ik gemerkt dat het erg goed werkt als je een deadline geeft aan een bepaalde taak. Ik zal je hiervan een voorbeeld geven. Misschien heb je het boek ‘the four hour work week’ van Timothy Ferriss wel gelezen. Timothy geeft namelijk een mooi voorbeeld in dit boek. Hij geeft aan dat wanneer ik jou 5 dagen of 2 uur voor een bepaalde opdracht geef, het eindresultaat zal ongeveer hetzelfde zijn. De taak zal dus niet beter worden uitgevoerd wanneer je er 5 dagen voor krijgt, maar je zult veel effectiever werken wanneer je maar 2 uur hebt om een bepaalde taak af te ronden. Hierdoor werk je veel effectiever en heb je nog bijna 5 dagen over. Hij noemt dit de wet van Parkinson en hij geeft hiermee aan dat je jezelf altijd deadlines moet stellen.

Ik kan er bijvoorbeeld 2 dagen over doen om deze blog te schrijven. Waar ik echter voor heb gekozen is om mijzelf een deadline te stellen van 60 minuten. Ik heb dus maar 60 minuten om deze blog te schrijven en te plaatsen, dan moet het echt af zijn. Door deze deadline te stellen heb ik een duidelijk doel om te behalen en hierdoor zal ik veel effectiever werken. Je moet natuurlijk wel altijd reëel blijven naar jezelf en bepalen hoeveel tijd iets kost. Een heel verslag schrijven in 10 minuten kan natuurlijk niet.

TIP! Zet een kookwekker of je mobiel om de tijd van tevoren in te stellen.

Maak een dagplanning

Als laatste tip wil ik je meegeven om altijd een dagplanning te maken op de avond vantevoren. Dit heeft het voordeel dat je een leeg hoofd hebt wanneer je gaat slapen (hierdoor slaap je een stuk beter) en je weet de volgende ochtend direct waar je mee moet starten. Maak dus de avond vantevoren een to-do lijst, geef deze een prioriteit, hoe lang wil je er aan besteden en wanneer is de deadline? Zelf plan ik dit in mijn agenda in, maar je kunt ook een A4tje gebruiken. Doe wat jij het fijnste vind.

Toepassen

Ik wil nog één vraag aan je stellen: ga je deze tips ook direct toepassen? Misschien twijfel je er wel over of deze tips voor jou echt gaan werken. Laat ik het zo zeggen: probeer het de komende week gewoon eens uit. Ga aan de slag met het maken van een to-do lijst, bepaal jouw prioriteiten, bepaal je deadlines en maak elke avond een planning. Als je na een week niet effectiever werkt, ga dan weer terug. Het belangrijkste is dat je het gaat proberen om te zien of deze tips voor jou werken.

, ,
Vorig bericht
Waarom SMART doelen stellen niet werkt!
Volgend bericht
Een aantal tips om effectief doelen te stellen (voor het nieuwe jaar)!
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Menu