Productiviteit

Effectief emails checken en verwerken

Hoe verwerk jij je e-mails?

De volgende tip kan jou misschien wel uren aan tijd gaan opleveren. Het is een hele simpele tip, dus ga er direct mee aan de slag.

Eerst een belangrijke vraag: hoeveel tijd besteed jij dagelijks aan het beantwoorden van je email?

Veel mensen verwerken hun e-mails namelijk niet op een effectieve manier en hierdoor zijn ze erg veel tijd kwijt. Misschien ben jij ook wel zo’n persoon die zijn e-mails opent en weer wegzet als ongelezen om ze enkele uren later opnieuw te openen. Je lees de email dan nogmaals en dit is natuurlijk een erg inefficiënte manier van e-mails verwerken. Wat kun je hieraan doen?

Effectief e-mails verwerken

Je kunt je email account gemakkelijk en simpel structureren door het aanmaken van drie verschillende mappen. Deze mappen zijn: archief, uitvoeren en wachten.

Wanneer je een nieuwe email binnen hebt gekregen, dan plaats je deze altijd in één van de drie mappen of je verwijderd hem direct.

Archief

archiefWanneer je een email hebt beantwoord en de conversatie is afgesloten, verplaats de email dan direct naar het archief. Mocht je de informatie later nodig hebben, dan kun je deze gemakkelijk terugvinden en herlezen.

In het archief is een simpele zoekfunctie aanwezig. Maak dus maar één archief aan en ga niet 20 verschillende mappen aanmaken. Alles is namelijk makkelijk terug te vinden met de zoekfunctie. Hoe meer archieven je aanmaakt, hoe langer je bezig bent met het verwerken van je email. Één archief is dus genoeg!

Uitvoeren

Wanneer je een email binnenkrijgt die langer duurt om uit te voeren of te beantwoorden dan één of twee mintuten, dan plaats je hem in de map ‘uitvoeren’. Misschien vraagt iemand je om een stuk tekst te schrijven of om iets uit te zoeken. Dit ga je niet direct doen, maar plaats de email direct in deze map. Zet het actiepunt wel direct in je agenda of plaats het op je to-do lijst. Op deze manier werk je gestructureerd en houd je de controle over je eigen agenda.

Op het moment dat de taak is afgerond verplaats je ook deze email naar het archief voor naslag.

Wachten

Het kan ook voorkomen dat je moet wachten op de reactie van iemand anders. Misschien geeft iemand aan dat hij/zij volgende week contact met je opneemt om terug te komen op een belangrijke vraag. Deze email plaats je in de map ‘wachten’ omdat je moet wachten op een reactie van iemand anders. Controleer deze map bijvoorbeeld één keer per week om te zien of de persoon gereageerd heeft. Zo ja, verplaats de email dan ook naar je archief.

Altijd een lege mailbox!

Lege mailboxJe hebt waarschijnlijk uit het bovenstaande verhaal gemerkt dat je al je e-mails verplaatst naar een andere map en hierdoor is je mailbox altijd leeg. Wanneer je dit doet weet je altijd precies waar je aan toe bent. Daarnaast is je hoofd leeg en hoef je jezelf geen zorgen te maken over een overlopende mailbox.

Tip: Mocht je op dit een mailbox hebben met heel veel e-mails, probeer deze dan zo spoedig mogelijk te verwerken. Plaats de e-mails in de verschillende mappen of verwijder ze. Als je dit niet in één keer kunt doen, maak dan een speciale map aan waar je al je oude email berichten in plaatst. Verwerk dan elke dag een aantal e-mails en na enkele dagen of weken is alles gestructureerd.

Wanneer contoleer jij je email?

Daarnaast heb ik nog een andere belangrijke vraag voor je. Deze vraag luidt: “hoe vaak per dag controleer jij je email”?

Ben jij ook zo’n persoon die 20 keer zijn email per dag controleert? Stop hier dan direct mee! Start met de gewoonte om je email twee keer per dag te controleren, dit gaat je heel veel tijd besparen.

Ik ken veel mensen die enkele keren per uur hun email controleren. Of misschien ben jij wel één van die mensen die constant op refresh drukt om te kijken of er een nieuwe email is binnengekomen. Compleet nutteloos natuurlijk, dus stop ermee!

Controleer je email maximaal twee keer per dag en doe dit op vaste tijden. Doe dit bijvoorbeeld om 11:00 uur in de ochtend en om 20:00 uur ’s avonds. Op deze manier krijgt iemand altijd binnen enkele uren een reactie en ben jij je tijd niet aan het verdoen.

Aan nu zelf aan de slag

Ga direct aan de slag met deze tips en ik weet zeker dat je meer tijd over gaat houden voor andere dingen. Stop dus met het onnodig controleren van emails en start met het nemen van controle over je eigen leven.

Heb jij zelf nog andere tips of technieken die jou helpen bij het effectief verwerken van je email? Laat dan een reactie achter. Ik ben ook benieuwd naar jouw nieuwe resultaten!

Vind je deze informatie waardevol? Dan waardeer ik het als je het wilt delen met je vrienden. Klik dan hieronder op vind ik leuk of stuur een tweet!

, , ,
Vorig bericht
De meest simpele timemanagement tip ooit!
Volgend bericht
Anti-timemanagement trend
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Menu