Productiviteit

De 2 minuten regel

Heb je wel eens meegemaakt dat je ontzettend veel dingen moet doen dat je niet weet waar je moet beginnen? Als je net als ik bent dan vind je het fijn om een structuur te hebben om je (vele) dagelijkse taken af te ronden en weg te werken. Vaak hebben we veel kleine taken te doen op een dag, maar hoe kun je deze nu snel en effectief wegwerken?

Ik wil je een simpele en praktische tip geven die je direct kunt gaan gebruiken om vele verschillende taken snel en effectief uit te uitvoeren.

Vorige week vertelde ik je veel tijd kunt besparen door taken of opdrachten maar één keer door je vingers te laten gaan. Doe een taak slecht één keer en bekijk deze niet 3 of 4 maal voordat je pas aan de slag gaat, want je bent er gewoon veel tijd en aandacht aan kwijt.

Vandaag wil ik hier een uitbreiding op geven. Deze tip kun je bijvoorbeeld gebruiken voor het beantwoorden van emails, maar ook voor vele andere (kleine) taken.

De 2 minuten regel

Deze tip heb ik uit de Getting Things Done methode waarin wordt uitgelegd dat het zeer effectief is om gebruik te maken van de 2 minuten regel. Deze regel geeft aan dat je taken die minder dan 2 minuten van je tijd kosten direct moet uitvoert. Deze kan je dan direct van je to-do lijst afstrepen.

Denk bijvoorbeeld aan het beantwoorden van emails. De meeste emails kun je binnen 1-2 minuten beantwoorden. Beantwoord deze emails direct, zodat het uit je hoofd is en je er niet meer naar om hoeft te kijken. Op deze manier is de taak direct afgerond en kost het je geen energie.

Sommige mensen hebben namelijk een gigantische takenlijst (of inbox) en onbewust zijn ze hier continu mee bezig. Dit kost ontzettend veel energie en de kans is groot dat je het gevoel hebt alsof je je taken nooit afkrijgt.

Taken die langer dan 2 minuten duren kun je het beste inplannen in je agenda. Vraag jezelf eerst af hoeveel tijd je aan die taak (of die email) wilt besteden. Plan deze vervolgens in je dag of weekplanning in.

Op deze manier hou je de controle over je inbox en over de informatiestroom die op je afkomt.

Waarop kun je deze regel toepassen?

Je kunt deze regel toepassen op alle kleine taken die je moet doen. Dit kan dus het beantwoorden zijn van emails. Scan of snellees de email eerst en bepaal vervolgens hoeveel tijd het kost om deze email te beantwoorden.

Andere voorbeelden van kleine taken zijn bijvoorbeeld: planten water geven, een facebook/twitter bericht plaatsen, een nieuw boek bestellen, een kaartje schrijven, een bioscoop/restaurant reservering maken, etc.

Doe je best om deze taken zo snel mogelijk af te ronden (binnen 2 minuten) om daarna weer met een belangrijke taak aan de slag te gaan.

Wat te doen met uitgebreidere taken?

Nu weet je een simpele en krachtige manier om kleine taken snel en effectief weg te werken, maar hoe zit het nu met uitgebreidere taken? Hoe zit het met taken die bijvoorbeeld 3-15 minuten in beslag nemen?

Zelf hou ik van structuur en overzicht om de controle te houden over de informatiestroom. Als je net als ik bent kun je de volgende manier gebruiken om taken die iets langer duren effectief te verwerken.

Ik heb gemerkt dat het zeer snel werkt om  een speciaal tijdsframe in mijn agenda te plannen om kleine taken achter elkaar uit te voeren.

Plan bijvoorbeeld 30-60 minuten in je agenda om deze taken uit te voeren. Zo bundel je bepaalde taken in één keer zodat je ze snel en effectief kunt afvinken van je lijst om vervolgens weer met een andere taak aan de slag te gaan.

Ik wens je veel succes met het toepassen van deze tip en ik zou het leuk vinden om te horen hoe deze manier van werken voor jou werkt.

Meer weten?

Ben jij een persoon die het beste voor jezelf wilt?

Dan wil ik je graag uitnodigen voor het Brein Webinar van aanstaande woensdagavond.

Je gaat hier onder andere ervaren hoe het is om een boek in een uur te lezen en hoe je veel effectiever informatie kunt verwerken en onthouden. Ik ga je technieken leren waardoor je meer gebruik gaat maken van je brein, hoe je sneller kunt werken en meer geld kunt verdienen.

Klik hier voor meer informatie en schrijf je in!

,
Vorig bericht
Ga als een speer en doe dingen maar één keer!
Volgend bericht
Gratis webinar: Productiviteit en laser focus
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Menu