Productiviteit

3 tips om productiever je mail te doen

Herken je de situatie dat je de hele dag druk bent geweest en dan uiteindelijk bedenkt dat je eigenlijk alleen je mail hebt beantwoord?
Mail bekijken kost snel veel tijd. Iedereen wil wat van je, je wordt overladen door nieuwsbrieven en grappige berichten van Facebook en youtube.

Tip 1: Check maximaal 2 keer per dag
Onderzoek laat zien dat als je de hele dag je mail bekijkt door te verversen of door de bliepjes die je vertellen dat er nieuwe mail is je niet in je optimale concentratie komt. Na een afleiding heb je 20 minuten nodig om weer in een totaal gefocuste status te komen. Helaas worden de meeste mensen vaker dan dat gestoord, zodat je niet in een staat komt van optimale productiviteit.

Ga daarom maximaal 2 keer per dag je mail bekijken. Je reageert dan nog steeds snel genoeg en je wordt niet de hele tijd afgeleid. Kies hiervoor vaste tijdstippen zodat het een gewoonte wordt.

Tip 2: Maak er een productief spel van

En dan heb je dat moment dat je je mail gaat bekijken. Phoe, toch wel heel vol die inbox…. Nu kan je veel weerstand gaan voelen of snel afgeleid worden om toch dat berichtje op Facebook te gaan lezen en voor je het weet ben je een uur verder en heb je 2 mailberichten behandeld.
Een hele leuke manier om snel door je mail heen te gaan is de emailgame, een online spel om snel je mail in gmail door te werken. Je krijgt voor elk bericht tijd om je mail af te handelen en als je het binnen de tijd doet wordt de glimlach van de smiley steeds breder 🙂
Het helpt je om de tijd in de gaten te houden en het klinkt misschien kinderachtig, maar ik wil graag dat de smiley blijer wordt en vlieg zo door mijn mail.

Tip 3: Kies wat je wilt lezen en wanneer
Wil je echt alles lezen wat je binnen krijgt in je inbox? Alle interessante nieuwsbrieven, alle berichten van Facebook? Als je ze niet wilt deleten en toch graag die inspirerende nieuwsbrieven wilt lezen, kan je deze ook in een aparte map doen en lezen op een moment dat het je niet stoort tijdens je de tijd die eigenlijk aan je to do lijst wilde besteden. Dan stoort het je niet meer tijdens je werkdag.

Wil je alles meteen lezen? Sommige mail over projecten wil je pas lezen als je bezig gaat met het project. Laat SaneBox je inbox gezond houden. Dit programma kan je heel gemakkelijk trainen om berichten in de mappen te plaatsen waar jij ze wil hebben, zodat in je inbox alleen de dringende en belangrijke zaken binnen komen.

Wil je niet met SaneBox werken? In gmail en veel andere programma’s heb je de mogelijkheid om de berichten via labels gelijk in de goede map binnen laten komen. Duurt wat langer om in te stellen, maar werkt daarna fantastisch.

Wat doe jij om productiever je mail door te werken?

, ,
Vorig bericht
Hoe Barack Obama zijn tijd nuttig gebruikt
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Menu